第一章 总则
第一条 目的
为规范本院（民办非企业单位）各类证书的申请、获取、登记、保管、使用、续期、变更及注销等全流程管理，确保证书符合民政部门、卫生健康部门、消防救援机构等监管要求，保障养老服务合规运营、服务对象权益及本院公益属性落地，特制定本制度。
第二条 依据
根据《中华人民共和国慈善法》《民办非企业单位登记管理暂行条例》《养老机构管理办法》《医疗机构管理条例》《建筑设计防火规范》（GB 50016）等国家及地方养老服务行业法规，结合本院实际服务需求制定。
第三条 适用范围
本制度适用于本院所有与养老服务运营相关的证书，包括但不限于：
1.主体资质类：民办非企业单位登记证书、养老机构设立许可证 / 备案回执、社会组织法人登记证书等；
2.服务资质类：医疗机构执业许可证（内设医务室 / 护理站）、食品经营许可证（食堂）、卫生许可证（公共区域）等；
3.安全合规类：消防验收合格证明 / 消防备案凭证、特种设备使用登记证（如电梯、锅炉）、安全生产标准化证书等；
4.人员资质类：护理员职业资格证 / 技能等级证、医生护士执业证书、营养师证书、特种设备操作人员证（如电梯工）、消防安全管理员证等（仅限本院在职且服务相关的人员证书）；
5.荣誉与公益类：星级养老机构评定证书、政府购买服务资质证书、公益项目合作证书、捐赠资质认定证书等；
6.其他类：不动产权证书（场地）、银行开户许可证、收费备案通知书、社会组织评估等级证书等。
第二章 管理职责分工
第四条 牵头管理部门（综合管理部 / 行政部）
1.负责本制度的制定、修订、宣贯及监督执行，确保符合民政部门对民办非企业单位的监管要求；
2.统筹本院证书的统一登记管理，维护《养老院证书清单》（附件 1），每月同步至民政部门指定监管平台（若有）；
3.监督证书有效期，重点跟进养老机构设立许可证、消防验收证明等核心证书的续期，牵头协调跨部门协作；
4.负责证书原件的集中保管（需现场公示的证书除外）及电子版（扫描件）的统一存储，配合民政、卫健等部门的证书核查；
5.审核证书借阅、使用申请，处理证书遗失、损坏及违规使用等应急事项，及时向民政部门报备重大问题（如核心证书过期）。
第五条 业务对口部门
1.后勤保障部：负责消防验收证明、特种设备使用登记证、食品经营许可证（食堂）的申请与续期，跟进设备年检与证书更新；
2.医疗服务部（若设）：负责医疗机构执业许可证、医护人员执业证书的登记与管理，确保医疗服务合规；
3.财务部：负责收费备案通知书、银行开户许可证的管理，配合民政部门对公益资金使用的核查，提供相关证书证明；
4.人力资源部：负责员工相关资质证书（如护理员证、消防安全管理员证）的收集、登记，督促员工按时完成证书续期 / 年审。
第六条 全体员工
1.严禁私自复印、篡改本院证书，严禁将证书用于非养老服务相关的商业活动（符合公益属性要求的合作除外）；
2.发现证书遗失、损坏或外部机构违规使用本院证书时，需立即向综合管理部报告；
3.持有岗位相关资质证书的员工（如护理员、医生），需主动配合证书续期，提前告知证书到期时间。
第三章 证书全流程管理
第七条 证书保管与借阅
1.原件保管：
需现场公示的证书（如民办非企业单位登记证书、养老机构设立许可证、食品经营许可证），按监管要求悬挂于大厅、食堂等显眼位置，定期检查是否完好、过期；
无需公示的证书（如特种设备使用登记证、银行开户许可证），统一存放于综合管理部的带锁保险柜，环境需干燥、避光，防止证书受潮损坏；
2.电子版管理：
电子版证书同步上传至民政监管平台（若有），仅限经授权人员查看，严禁外传至非监管、非合作机构；
3.借阅流程：
员工因养老服务需求（如与公益组织合作需提供民办非企业单位登记证书）借阅证书原件，需填写《证书借用记录》，说明借阅用途，经部门负责人、综合管理部审核批准；
保管人核对申请信息后，登记借阅记录，交付证书原件；借阅人需妥善保管，不得转借、涂改，到期前 1 个工作日归还，保管人核对完好后注销记录。
第四章 应急处理与责任追究
第八条 证书遗失 / 损坏处理
1.遗失处理：
发现证书遗失后（尤其是养老机构设立许可证、消防验收证明），当事人需立即向综合管理部报告，综合管理部 24 小时内上报院长，并向发证机构（如民政部门）说明情况，申请挂失；
业务对口部门负责准备补办材料（如民办非企业单位登记证书补办需提供民政部门出具的备案证明），综合管理部跟进补办进度，期间若需向服务对象或监管部门说明，需出具书面说明并加盖本院公章；
补办完成后，立即更新清单、档案及民政监管平台信息；若因遗失导致民政部门处罚或服务对象投诉，需追究相关责任人责任；
2.损坏处理：
公示的证书（如食品经营许可证）轻微损坏不影响信息识别的，由综合管理部及时修复并重新悬挂；
损坏严重导致信息无法识别的（如消防验收证明破损），按 “遗失处理” 流程申请补办，旧证书由综合管理部收回存档，不得继续公示使用。
第九条 违规使用与公益属性维护
1.内部违规处理：
严禁员工将本院证书用于商业盈利活动（如借用证书为外部机构宣传），一经发现，立即终止违规行为，收回证书，对责任人予以通报批评；情节严重的（如影响本院公益属性认定），按民办非企业单位员工管理制度追究责任，直至解除聘用；
持有岗位资质证书的员工（如护理员）若伪造、租借证书上岗，立即暂停其岗位工作，上报民政部门，按行业监管要求处理；
2.外部违规处理：
发现外部机构（如合作企业）违规使用本院证书（如用于非公益合作宣传），由综合管理部联合法务人员（或法律顾问）发函要求停止使用，必要时向民政部门报备，维护本院公益形象；
发现伪造本院证书的，立即向公安机关报案，并向民政部门提交情况说明，避免影响养老服务监管评级。